Poche sono ormai le società, quotate a parte in quanto obbligate per legge, che non adottano codici etici e di condotta, rivolti a tutti i dipendenti e collaboratori, con l’obiettivo principale di scoraggiare e rivelare possibili comportamenti illeciti o scorretti. Promuovere comportamenti virtuosi, a cui le azioni di tutti devono volgersi e che tutti devono incentivare con ruolo attivo, è senza dubbio il presupposto per un buon governo aziendale e un’ottima reputation.
Trattasi dunque un processo pervasivo che coinvolge ogni singolo individuo e l’intera struttura organizzativa, dai vertici e alla linea operativa.
Come si raggiunge l’obiettivo di eticità nel concreto?
Sancendo, nero su bianco, appunto nei codici etici e di condotta, divulgati a tutta l’azienda, esposti in bacheca, facilmente accessibili, visibili, leggibili e sottoscritti per presa visione, i principi in cui si declina l’etica in azienda: integrità e onestà, ossia impegno concreto nel cercare di condurre la propria attività all’insegna della serietà, correttezza, moralità, legalità e nel rispetto delle altre norme e dei principi deontologici riconosciuti nei paesi e nelle comunità in cui si opera. La previsione di provvedimenti disciplinari, che possono giungere anche alla rescissione del rapporto di lavoro, in caso di mancato rispetto di questi importanti principi etici a cui tutto il comportamento aziendale deve attenersi, è un elemento fondamentale per garantire che quanto previsto non restino solo lodevoli intenzioni espresse su carta.
Quali sono i comportamenti non etici?
L’elenco non può essere in alcun modo esaustivo, e in caso di dubbio è necessario rivolgersi all’OdV (Organismo di Vigilanza). Alcuni esempi di comportamenti contrari a una condotta integerrima sono:
- cercare di occultare un errore di cui la Direzione dovrebbe essere a conoscenza;
- fornire false informazioni sul proprio titolo di studio, sull’esperienza o su eventuali condanne civili o penali;
- accettare, offrire o suggerire qualunque forma di incentivo, il cui scopo sia quello di influenzare il comportamento di una persona allo scopo di raggiungere un dato risultato utilizzando metodi che sono contrari all’etica e/o alla concorrenza;
- falsificare qualunque documento
- esercitare pressioni indebite sui destinatari della propria attività, soprattutto ispettiva;
- rivelare l’esistenza di documenti falsi al personale competente o di comunicare alla persona competente che trattare con un dato cliente vi crea dei conflitti d’interesse;
- preparare deliberatamente documenti e o relazioni che contengono informazioni errate o inadeguate;
- dare consapevolmente conferme sbagliate o fare dichiarazioni errate;
- dare consapevolmente informazioni false a clienti, agli Organi Istituzionali o altre autorità competenti;
- fare deliberatamente un uso illecito delle informazioni riservate;
- servirsi di informazioni interne per scopi personali;
- fornire informazioni non esatte o incomplete in sede di Verifica Ispettiva Interna o di Audit dell’Organismo di Vigilanza.
Ma chi controlla il rispetto dell’etica?
L’azienda dovrà organizzare sessioni informative e formative sui contenuti del codice etico e dovrà garantire che le procedure definite vengano attuate correttamente rispettando l’obiettivo di evitare e rivelare i comportamenti scorretti. A tal scopo adotterà azioni correttive e preventive, in particolare, nonché verifiche ispettive interne che hanno un ruolo molto importante nel valutare l’efficacia del Codice Etico e di Condotta.
Durante le verifiche ispettive interne, i Valutatori, più correttamente definiti Internal Auditors, potranno rivolgere domande sul rispetto delle procedure a coloro che sono sottoposti a valutazione, informazioni che verranno trasmesse all’Organismo di Vigilanza, che le utilizzerà per migliorare il modello di riferimento.
E l’etica degli Internal Auditors?
L’internal auditing è un’attività indipendente ed obiettiva di assurance e consulenza, finalizzata al miglioramento dell’efficacia e dell’efficienza dell’organizzazione.
Assiste l’organizzazione nel perseguimento dei propri obiettivi tramite un approccio professionale sistematico, che genera valore aggiunto in quanto finalizzato a valutare e migliorare i processi di gestione dei rischi, di controllo e di governance.
L’Institute of Internal Auditors, Associazione internazionale di riferimento sul tema, ha declinato un codice etico il cui obiettivo è di promuovere la cultura etica nell’esercizio della professione di internal auditing. Uno strumento necessario e appropriato per l’esercizio dell’attività professionale di Internal Audit, che è fondata sulla fiducia indiscussa nell’obiettività dei suoi servizi di assurance riguardanti la governance, la gestione dei rischi e il controllo.
I principi a cui gli Auditors devono attenersi:
Integrità – L’integrità dell’internal auditor permette lo stabilirsi di un rapporto fiduciario e quindi costituisce il fondamento dell’affidabilità del suo giudizio professionale.
Obiettività – Nel raccogliere, valutare e comunicare le informazioni attinenti l’attività o il processo in esame, l’internal auditor deve manifestare il massimo livello di obiettività professionale. L’internal auditor deve valutare in modo equilibrato tutti i fatti rilevanti, senza venire indebitamente influenzato da altre persone o da interessi personali nella formulazione dei propri giudizi.
Riservatezza – L’internal auditor deve rispettare il valore e la proprietà delle informazioni che riceve ed è tenuto a non divulgarle senza autorizzazione, salvo che lo impongano motivi di ordine legale o deontologico.
Competenza –Nell’esercizio dei propri servizi professionali, l’internal auditor utilizza il bagaglio più appropriato di conoscenze, competenze ed esperienze..
Oltre ai Principi, fondamentali per la professione e la pratica dell’internal auditing vi sono anche definite Regole di condotta, che descrivono le norme comportamentali che gli internal auditor sono tenuti a osservare. Un aiuto importante per orientare l’applicazione pratica dei Principi e un utile guida di comportamento professionale.
Quali sono le Regole di condotta degli Auditors?
L’Integrità dell’internal auditor. Deve operare con onestà, diligenza e senso di responsabilità. Deve rispettare la legge e divulgare all’esterno solo se richiesto dalla legge e dai principi della professione. Non deve essere consapevolmente coinvolto in nessuna attività illegale, né intraprendere azioni che possano indurre discredito per la professione o per l’organizzazione per cui opera. Deve rispettare e favorire il conseguimento degli obiettivi dell’organizzazione per cui opera, quando etici e legittimi.
L’Obiettività dell’internal auditor. Non deve partecipare ad alcuna attività o avere relazioni che pregiudichino o appaiano pregiudicare l’imparzialità della sua valutazione, incluse altresì quelle attività o relazioni che possano essere in conflitto con gli interessi dell’organizzazione. Non deve accettare nulla che pregiudichi o appaia pregiudicare l’imparzialità della sua valutazione; deve riferire tutti i fatti significativi a lui noti, la cui omissione possa fornire un quadro alterato delle attività analizzate.
La Riservatezza dell’internal auditor. Deve acquisire la dovuta cautela nell’uso e nella protezione delle informazioni acquisite nel corso dell’incarico. Non deve usare le informazioni ottenute né per vantaggio personale, né secondo modalità che siano contrarie alla legge o di nocumento agli obiettivi etici e legittimi dell’organizzazione.
La Competenza dell’internal auditor. Deve effettuare solo prestazioni per le quali abbia la necessaria conoscenza, competenza ed esperienza; prestare i propri servizi in pieno accordo con gli Standard internazionali per la Pratica Professionale dell’Internal Auditing; e migliorare continuamente la propria preparazione professionale nonché l’efficacia e la qualità dei propri servizi.
Etica in azienda: sfida culturale vinta o da conquistare?
Gli scenari di mercato, la situazione socio-politica, l’ecosistema di relazioni, interne ed esterne, in cui l’azienda si muove, la complessità del mix di variabili endogene ed esogene che la governance e l’organizzazione aziendale devono guidare, gestire e monitorare nel tempo sono aspetti in continuo mutamento che richiedono dunque fine tuning frequenti. Il codice etico e i codici di condotta sono ispirati a/e sanciscono valori di base, universali e imprescindibili per ben gestire questi mutamenti. Purché non restino nel cassetto. La loro adozione sia come singoli individui, professionals, e come organizzazione nel suo complesso, sono certamente una sfida culturale vinta, tuttavia la loro efficacia non deve essere mai data per assodata. La sfida è quella di verificare costantemente nel tempo la concreta ed efficace applicazione in relazione alle dinamiche dei tanti fattori, tra cui quelli sopra citati, che impattano sull’organizzazione aziendale.
